SOLICITAÇÃO DE REGISTRO DE DIPLOMA

ORIENTAÇÕES PARA A INSTRUÇÃO PROCESSUAL

 

 

1. NO SEI!


1.1. Gerar processo sob o tipo Pós-Graduação Stricto sensu: Registro de Diploma e definir seu nível de acesso como público.

  • A título de esclarecimento, informamos que o nível de acesso do processo de Pós-Graduação Stricto sensu: Registro de Diploma deve ser público, diferentemente de documento cujo conteúdo é de natureza pessoal do discente e, portanto, objeto de salvaguarda da restrição.

 

1.2. Inserir o Formulário Inicial Registro de Diploma de Mestrado ou Registro de Diploma de Doutorado e providenciar a assinatura eletrônica do(a) Coordenador(a) do Programa de Pós-Graduação (a opção da função deve ser selecionada antes da assinatura).

 

1.3. Anexar os documentos solicitados no Formulário Inicial.

  • A título de esclarecimento, são aceitos como documentos oficiais de identificação aqueles que constam da Lei nº 12.037/2009. Em caso de alteração de nome que não conste do documento de identificação, anexar a certidão de casamento ou de nascimento atualizada.

 

1.4. Conforme orientação do Centro de Gestão Acadêmica - CGA/PROGRAD, providenciar a assinatura do(a) discente no Diploma de Graduação e/ou Mestrado.

 

1.5. Autenticar os documentos externos originais digitalizados e anexados, conforme o disposto no Formulário Inicial.

  • A título de esclarecimento, informamos que a autenticação deve ser apenas para documentos digitalizados declarados como ‘Documento Original’, sendo esta dispensável para documentos digitalizados cujo formato informado seja ‘Cópia Simples’, ‘Cópia Autenticada Administrativamente’ ou ‘Cópia Autenticada por Cartório’, nos moldes dos §§ 3º e 4º do Art. 2º da Orientação Normativa Cidarq 01/2018.

 

1.6. Verificar se há restrição aplicada ao processo de Defesa de Mestrado/Doutorado relacionado, pois ele não pode ser acessado pela PRPG.

  • Caso o processo não apresente dados salvaguardados conforme os incisos II e III do caput do art. 26 da Resolução CONSUNI nº 20/2017: remover a restrição ou sigilo (os níveis de acesso restrito ou sigiloso são excepcionalidades, conforme o art. 26, parágrafo 1º da Resolução CONSUNI nº 20/2017);

  • Caso o processo apresente dados salvaguardados conforme os incisos II e III do caput do art. 26 da Resolução CONSUNI nº 20/2017:

    • Anexar a Ata como documento externo ao processo; ou

    • Enviar o processo para a PRPG (nesse caso, recomendamos o envio simultâneo do processo ao CGA, para que também possam acessar a Ata).

  • A análise das informações remanescentes estará pendente até que a Ata de Defesa seja tornada acessível.

 

1.7. Definir como restrito o nível de acesso dos documentos que contenham informações pessoais.

 

1.8. Providenciar Ata com o(s) cargo(s) adequado(s).

  • A título de instrução, conforme orientação do CIDARQ, as funções de assinatura devem ser utilizadas por usuários formalmente designados para tal e, somente quando o ato administrativo exigir tal competência do usuário no momento da assinatura.

  • Abaixo descrevemos as competências exigidas na assinatura das Atas de Defesa:

    • Os membros de banca, se docentes internos à UFG e em atividade, devem assinar como Professores(as) do Magistério Superior, cargo para o qual estão formalmente nomeados para exercício.

    • Admite-se que o membro interno cadastrado como orientador/presidente no SIGAA assine como Orientador ou Presidente, em observância às disposições do Art. 29, da Resolução CEPEC nº 1847/2023.

    • Membros externos à UFG ou internos, mas aposentados, devem assinar como Usuários Externos.

  • Por fim, faculta-se, excepcionalmente, que seja utilizada a assinatura como Coordenador, mas apenas ao Coordenador do Programa e com a finalidade de substituir a assinatura dos membros externos, conforme o Art. 2º da Portaria nº 976 de 9 de fevereiro de 2023.

 

1.9. Providenciar a assinatura de membro(s) interno(s) na Ata.

  • A título de esclarecimento, faculta-se ao PPG, excepcionalmente, que seja utilizada a assinatura do Presidente da Comissão Examinadora e/ou do Coordenador do Programa com a finalidade de substituir a assinatura dos membros externos à UFG, conforme o Art. 2º da Portaria nº 976 de 9 de fevereiro de 2023.

 

1.10. Verificar se há inconsistência na data de defesa e, se for o caso, providenciar nova Ata (data em algarismos divergente da data por extenso ou omissão do ano da defesa).

 

1.11. Verificar a ausência de informações obrigatórias, conforme modelo padrão do SEI, e providenciar nova Ata, em observância à disposição do Inciso II, do Art. 29, da Resolução CEPEC nº 1847/2023.


1.12. Verificar as divergências entre a assinatura do(a) discente (ou a redação do nome por extenso, no caso de rubrica), no documento de identificação, e o nome constante dos demais documentos anexados. Caso constatado erro, reanexar os documentos (Ata e/ou Histórico) com o nome correto. Caso desejem informar que a correta grafia do nome difere da assinatura, informar por meio de despacho assinado pela Coordenação do Programa.

  • A título de esclarecimento, utilizamos a assinatura do(a) discente como base de referência na verificação dos nomes constantes dos documentos anexados. Caso o Programa decida confirmar a correta grafia do nome diretamente com o(a) discente, a fim de apresentá-la para ser usada como nova base de referência, aceitamos que ela seja informada, por meio de despacho, desde que assinado pela Coordenação. Nessa hipótese, o Histórico ou a Ata que apresente discordância em relação ao nome informado por despacho precisarão ser reanexados ao processo, com a devida correção.

 

1.13. Verificar a divergência entre o título do trabalho apresentado na Ata de Defesa e o constante do Comprovante de Entrega da Dissertação/Tese à Biblioteca Central e providenciar nova Ata.

  • A título de esclarecimento, consideramos o título constante do Comprovante de Entrega como base de referência. Além disso, em consonância com o procedimento adotado pela Biblioteca Central, faz-se necessária a produção de nova Ata em que o título do trabalho esteja de acordo.

 

2. NO SEI! OU NO SIGAA STRICTO SENSU (DIVERGÊNCIAS ENTRE A ATA E O HISTÓRICO)

2.1. Verificar se há a divergência da área de concentração.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, será necessário produzir uma nova Ata, haja vista tratar-se de erro não convalidável.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, deve ser corrigido:

    • Tratando-se de troca de área de concentração, por meio do menu Aluno > Cadastro > Atualizar Discente do SIGAA.

    • Tratando-se de erro no cadastro, a Coordenação ou a Secretaria do Programa deve solicitar a correção por meio de despacho.

 

2.2. Verificar se há divergência da especificação do título obtido pelo(a) discente.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, será necessário produzir uma nova Ata, haja vista tratar-se de erro não convalidável.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, a Coordenação ou a Secretaria do Programa deve solicitar a correção por meio de despacho.

 

2.3. Verificar se há divergência do gênero do título obtido pelo(a) discente.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, é possível justificá-lo e retificá-lo por meio de despacho assinado pela Coordenação ou Secretaria do Programa, haja vista tratar-se de erro convalidável.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, deve ser corrigido por meio do menu Aluno > Cadastro > Atualizar Dados Pessoais do SIGAA (está vinculado ao campo Sexo).

  • A título de esclarecimento solicitamos a correção em respeito à Lei nº 12.605/2012, que exige a correta flexão de gênero correspondente ao designar o grau obtido.

 

2.4. Verificar se há nomes ausentes de membros da banca examinadora.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, será necessário produzir uma nova Ata, haja vista tratar-se de erro não convalidável.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, deve ser corrigido por meio do menu Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Alterar Bancas do SIGAA.

 

2.5. Verificar se há divergência do orientador ou presidente da banca.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, será necessário produzir uma nova Ata, haja vista tratar-se de erro não convalidável.

    • Excepcionalmente, se o co-orientador for indicado como orientador na Ata de Defesa, é possível que o erro seja justificado e retificado por meio de despacho assinado pela Coordenação ou Secretaria do Programa, haja vista a relação substitutiva entre os dois.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, deve ser corrigido:

    • Tratando-se de erro do orientador, por meio do menu Aluno > Gerenciar Orientações.

    • Tratando-se de erro do presidente, por meio do menu Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Alterar Bancas do SIGAA.

 

2.6. Verificar se há divergência do nome de membro da banca examinadora.

  • Caso o erro se encontre na Ata de Defesa, é possível justificá-lo e retificá-lo por meio de despacho assinado pela Coordenação ou Secretaria do Programa, haja vista tratar-se de erro convalidável.

  • Caso o erro se encontre no Histórico, deve ser corrigido por meio do menu Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Alterar Bancas do SIGAA.

    • Erros em nomes de membros internos à UFG não podem ser corrigidos por meio do SIGAA. Recomendamos que sejam justificados por despacho ou que o servidor solicite a alteração à PROPESSOAS.

 

3. NO SIGAA STRICTO SENSU 

3.1. Alterar o status do discente de Ativo para Defendido (consolidar a atividade de Dissertação/Tese) e, subsequentemente, para Em Homologação (menu Aluno > Conclusão > Homologação de Diploma > Solicitar Homologação de Diploma).

  • A título de esclarecimento, os dados de conclusão não são visualizáveis para verificação pela PRPG a menos que o status da matrícula se encontre "Em Homologação". Desse modo, a análise das informações remanescentes estará pendente até que o status seja alterado.

 

3.2. Alterar o status do discente de Defendido para Em Homologação (menu Aluno > Conclusão > Homologação de Diploma > Solicitar Homologação de Diploma).

  • A título de esclarecimento, os dados de conclusão não são visualizáveis para verificação pela PRPG a menos que o status da matrícula se encontre "Em Homologação". Desse modo, a análise das informações remanescentes está pendente até que o status seja alterado.

 

3.3. Conforme orientação do CGA, verificar a data de defesa cadastrada na banca conforme consta na Ata de Defesa (menu Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Alterar Bancas) e retornar a situação para Em Homologação - Pendente Aprovação (menu Aluno > Conclusão > Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes > selecionar o registro > clicar no botão Alterar).

 

3.4. Verificar a data de avaliação da defesa conforme consta na Ata de Defesa (menu Aluno > Notas > Retificar Aproveitamento e Consolidação de Turmas) e retornar a situação para Em Homologação - Pendente Aprovação (menu Aluno > Conclusão > Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes > selecionar o registro > clicar no botão Alterar).

 

3.5. Verificar se, no Histórico, todos os dados pessoais do/a discente estão em conformidade com o(s) documento(s) de identificação apresentado(s) (menu Aluno > Cadastro > Atualizar Dados Pessoais), retornar a situação para Em Homologação - Pendente Aprovação (menu Aluno > Conclusão > Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes > selecionar o registro > clicar no botão Alterar) e anexar Histórico atualizado.

  • A título de esclarecimento, informamos que, quando apresentada identidade profissional como documento de identificação civil, a CAA/PRPG compreende como corretamente preenchidos os campos Documento, Órgão e Expedição com o número de inscrição ou registro, o órgão responsável pela emissão da identidade profissional e a data de emissão da identidade profissional, respectivamente. Tratando-se dos Históricos de discentes internacionais, esses devem ser preenchidos com os dados do passaporte ou da Carteira de Registro Nacional Migratório (CRNM), conforme solicitado no Formulário Inicial.

 

3.6. Consolidar atividades com matrícula aberta (utilizar a Consolidação em Lote Por Discente. Menu Matrículas > Atividades > Consolidar Atividades em Lote) e retornar a situação para Em Homologação - Pendente Aprovação (menu Aluno > Conclusão > Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes > selecionar o registro > clicar no botão Alterar).

 

3.7. Consolidar disciplinas com matrícula aberta.

  • Caso a disciplina tenha sido ofertada por outro Programa, por gentileza entrar em contato diretamente com sua secretaria para solicitar a consolidação.

 

3.8. Verificar registro de dispensa da atividade de suficiência em língua estrangeira.

  • Identificamos que o SIGAA não permite concluir a matrícula cuja atividade de suficiência de língua estrangeira se encontre em situação ‘DISPENSADO’, impedindo assim o seu encaminhamento ao módulo Diplomas.

  • Nesse caso, é possível realizar a matrícula normalmente, com situação ‘APROVADO’, e utilizar o recurso de Observações do Discente para registrar a comprovação alternativa ao exame, no Histórico (menu ‘Aluno’ > ‘Cadastro’ > ‘Editar Observações do Discente’).

 

3.9. Verificar a presença de componentes obrigatórios pendentes, conforme tabela COMPONENTES CURRICULARES OBRIGATÓRIOS PENDENTES exibida no Histórico (por gentileza, entrar em contato com a CAA/PRPG (caa.prpg@ufg.br) caso haja a necessidade de orientações adicionais). Algumas das possíveis causas para esse problema são:

  • O(a) discente não cumpriu todos os componentes curriculares obrigatórios da Estrutura Curricular à qual está vinculado(a);

  • A Estrutura Curricular à qual o(a) discente está vinculado(a) possui componentes erroneamente marcados como obrigatórios;

  • O(a) discente foi matriculado(a) em Estrutura Curricular incorreta.

 

3.10. Alterar o status do discente de Em Homologação - Negada para Em Homologação - Pendente Aprovação (menu Aluno > Conclusão > Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes > selecionar o registro > clicar no botão Alterar).
 

  • A título de esclarecimento, o SIGAA não permite que seja feita a conclusão de matrícula a menos que a mesma se encontre no status "Em Homologação - Pendente Aprovação".
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